מייבאים ו-קדימה לעבודה!

אז איך אני מתחיל לעבוד עם הרשימה שלי?

השבוע אני רוצה לספר לכם על משהו שמענין לקוחות חדשים ולקוחות ותיקים , שודאי כבר הספיקו לאפסן את זה אי שם בזיכרון  - יבוא רשימת אנשי קשר למערכת Frontask CRM.

פעולת הייבוא אל מערכת Frontask CRM  הינה פעולה פשוטה למדי, יש להכין את רשימת אנשי הקשר לכם לקובץ אקסל (97-2003), ולהקפיד על מבנה טבלאי מסודר - כלומר השורה הראשונה תכיל את הכותרת המתארת מה מתחתיה בעמודה. פעולת הייבוא הראשונית עוזרת לכם להתחיל את הפעילות עם מאגר הלקוחות הקיים שלכם , או מאגר לקוחות פוטנציאלים בFrontask CRM במהירות הבזק.

בעת הייבוא אנו נמפה כל כותרת אל השדה המתאים לה במערכת למשל ח.פ עם עמודת מספר חברה; סלולארי עם טלפון נייד וכן הלאה ונפעיל את פונקצית הייבוא.

טוב עד כאן הכל פשוט אז איפה העניינים הופכים מעניינים יותר?

ראשית, פעולת הייבוא מאפשרת לכם לייבא קבוצות שונות של אנשים ולשמור על הזיהוי המיוחד המקורי שלהם במערכת - למשל כל הלתמידים בקורס מסוים, בשנה מסוימת, אפשר כבר בעת הייבוא להגדיר ולשייך אותם ל'פרויקט' מסוים - כלומר לקבוצת עבודה מסוימת - גם במערכת.

נלחץ על צור קישורים ונגדיר את הקישורים בין אנשי הקשר שבקובץ לפרויקט שיצרנו מראש ואשר הקצנו לו עמודה מיוחדת בקובץ אקסל וע"י המספר המזהה של הפרויקט אנשי הקשר יכנסו אל המערכת וגם יכנסו לפרויקט המסוים שהקצנו להם.

דבר נוסף חשוב לא פחות הוא האפשרות לפתוח לכל קבוצת הייבוא משימה לטיפול אחד העבובדים באופן מיידי.
פשוט נגדיר שאנו רוצים ליצור משימה חדשה, נגדיר איזו משימה, ומי מבין עובדינו אנו רוצים שיטפל בקבוצת אנשי הקשר שבייבוא זה.
נוכל גם לבקש מהמערכת לא להעמיס על העובד ולהגביל את מספר המשימות הנפתחות בעבורו מ5 משימות ליום בסדר עולה, או אם נרצה גם ללא הגבלה. המשימות מעבר לקבוצת ההגדרה הראשונית שיצרנו (5 או 10 וכו) יעבור ליום המחרת לטיפולו של אותו עובד, ואם הרשימה גדולה מאוד כמות המשימות שתפתח לא תחרוז מהכמות שהקצתם והמשימות יפרסו על פני מספר ימים רב יותר.

המערכת גם תאפשר לנו להגדיר ליצור את המשימה החדשה שאנו רוצים רק בעבור אנשי קשר חדשים, כך שאם ישנם אנשי קשר שכבר קיימים במערכת, הייבוא לא יפתח גם עבור אלו משימה חדשה לטיפול.

היה ונרצה לחלק את כמות המשימות בין שני אנשים הרי שנוכל להפריד אותם כבר בקובץ האקסל לשני גליונות שונים וכך להעביר לכל עובד את קבוצת הלקוחות שנרצה.

אתם מוזמנים לצפות בסרטון ההדרכה על פעולת הייבוא, ורגע, אתם עוד פה?.... קדימה לעבודה!