מייל לCRM שלי ? אין בעיה... Mail2Task

אני מתכוון להציג לכם בפוסט הזה עוד אחד מהחידושים האחרונים של מערכת Frontask CRM , סוג נוסף של פניות אוטמטיות מבחוץ אל המערכת והפעם בעזרת כתובת מייל ייחודית.

מערכת Frontask CRM מאפשרת לכם כפי שאתם יודעים ליצור תהליכי עבודה, ובעבור תהליכים אלו לייצא קוד HTML, או XML, אשר אותו ניתן לשתול באתרים ובדפי הנחיתה שלכם, כך שמי שמזין את פרטיו בטופס האינטרנטי יכנס באופן אוטמטי אל המערכת - יקבל כרטיס לקוח וגם יפתח פעילות עבורכם לטיפול בו.
באופן דומה מאפשר לכם המערכת עכשיו לייצר בעבור כל מישמה שתרצו כתובת מייל ייחודית, אותה תוכלו להפיץ ללקוחותיכם הרשומים במערכת, אשר באמצעותה יפנו אליכם ויפתחו משימה לטיפולכם במערכת.

כתובת מייל זה הינה ייחודית עבור כל משימה כך שפניות של לקוחות בנושא שירות יכולות להיות מופנות לכתובת אחת, ולטיפולו של עובד מסוים, בעוד מייל אותו תעבירו ללקוחותיכם בנושא תקלות יקבל כתובת מייל אחרת לגמרי שתופנה לטיפול העובד אותו תגדירו.

באופן הזה המערכת מאפשרת ללקוחותיכם לפנות אליכם באמצעות המייל בצורה קלה ונוחה ולכם לקבל משימות מלקחותיכם ישירות למערכת.

כדי להפעיל אפשרות זו גשו לתפריט ניהול המערכת > העברת פניות אוטמטית בחרו בתהליך עבורו אתם מעונינים להפיק את כתובת המייל, ובחרו באחד מהשלבים הרלוונטי (המשימה תפתח על השלב אותו תבחרו כאן), לאחר מכן לחצו על הכפתור "כתובת מייל עבור mail2lead" ותקבלו את כתובת המייל הייחודית למשימה שבחרתם ואת כתובת זו תוכלו להפיץ ללקחותיכם הרשומים במערכת.

לתשומת לבכם כתובת מייל זו אינה תיבת מייל נוספת שעליכם לבדוק, אלא כתובת מייל במערכת אשר פותחת את המשימה הרלוונטית.

במדריך למשתמש שלנו תוכלו למצוא הסברים נוספים : Mail2Task.

עוד שיפור במערכת הCRM  המתקדמת שלכם - Frontask CRM

פעילות אחרונה... מי? איך? מתי? - כל התשובות בפנים

רבות אני נשאל על נושא הפעילות האחרונה - איך אני יודע מתי התקיימה פעילות אחרונה מול מישהו, איך אפשר למצוא את כל אלו שמזמן לא היתה איתם פעילות, מתי פעם אחרונה נפגשתי עם לקוח כזה או אחר, ובכן הפוסט הבא בא לתת מענה על השאלות הללו.

במערכת Frontask CRM ישנה אפשרות לבנית דוחות בעזרת מחולל הדוחות והפרמטרים שאתם מבקשים
במסגרת בניית דוחות ניתן להגדיר מספר שדות שיעזרו לכם לאתר מי הלקוחות מולם היתה פעילות לאחרונה, מתי היתה הפעילות האחרונה ומתי נפגשתם עמם.

כדי לבנות דוח כזה ניגש למחולל הדוחות ונגדיר את השדות שברצוננו לראות - למשל שם איש הקשר, שם החברה, טלפון מייל וכו'. וגם נוכל להגדיר את השדות הבאים:

1. אם בחרנו לראות פעילות מסוג מסוים - כלומר תהליך - נוכל לראות את השדות : תאריך יצירת המשימה, ותאריך היעד לטיפול במשימה וכמובן הסטטוס ומי העובד שמטפל במשימה . באופן זה נוכל לזהות ולראות את כל אנשי הקשר המצוים או אשר היו בתהליך שבחרנו, מתי נפתחה המשימה מולם ואם היא עדין פתוחה מהו תאריך היעד להמשך הטיפול בהם.

2. בנוסף נוכל תמיד לראות ברשימת השדות את הפרמטר - תאריך הפגישה האחרונה וכך לדעת את התאריך בו התקיימה או לכל הפחות תוכננה להתקין פגישה עם איש הקשר ובעזרת זאת נוכל לדעת מי הלקוחות איתם נפגשנו בחצי השנה האחרונה או למעלה מכך.

3. בלי קשר לאף משימה מסוימת או לפגישה נוכל לדעת תמיד את התאריך בו היה עדכון סטטוס אחרון כלשהו בכרטיס הלקוח - עדכון סטטוס כלומר מתי לאחרונה עודכן סטטוס כלשהו באחד התהליכים הפתוחים/ סגורים מול הלקוח.
באופן הזה נוכל למשל לבדוק את כל מי שלא היתה פעילות מולם בחצי השנה האחרונה או למעלה מכך, פשוט נזין את התאריך בעמוד הרלוונטית ונבחר בפילטר באפשרויות "קטן מ" וכך כל מי שלא היתה מולם פעילות לאחרונה יופיע בתוצאות הדוח. דוח זה יתרונות בכך שהוא לקוח בחשבון כל עדכון סטטוס שהוא, בלי תלות במשימה מסוימת ובלי תלות באם נרשמה הערת עדכון לסטטוס או לא.

כתמיד תוכלו גם להעזר בשדות תאריך ההוספה, על מנת לזהות את אנשי הקשר אותם הוספתם לאחרונה או בעבר למערכת שדה: "תאריך הוספה" - כלומר התאריך בו הוספנו למערכת, ובעזרת השדה "עד תאריך הוספה" נוכל למשל לבדוק את כל אנשי הקשר שהוספנו בחודש מסוים, או ברבעון מסוים וכן הלאה. בעמודת תאריך הוספה פשוט נציב את התאריך הקטן ביותר למשל 1.1.13 ונבחר באפשרויות הפילטר באפשרות גדול או שווה ל, בעוד שבעמודת עד תאריך הוספה נזין את הערך 31.3.13, ונבחר באפשרות "קטן או שווה ל" ובעאופן זה נקבל את כל האנשים שהזנו ברבעון הראשון של שנת 2013 למערכת.

עמודת תאריך נוספת שבה תוכלו להעזר בעת בנית הדוח נמצא בשדה "תאריך עדכון" ובעזרתו נוכל לאתר מתי היה עדכון פרטי איש קשר מסוים לאחרונה.

באופן זה המערכת מאפשרת לנו חיתוכים נרחבים לאיתור אנשי קשר על פי תאריך הוספתם למערכת, לפי תאריך פעילות מסוימת המתקיימת מולם - בין אם פגישה או משימה מסוג מסוים, וגם תאריך עדכון כללי, כזה אשר יאפשר לנו לחתוך את כל האנשים מולם לא התקיימה פעילות לאחרונה.

מסך סינונים מתקדמים בדוחות - מתקדמים בשליפת נתונים

מערכת הFrontask CRM שלכם כבר ודאי מלאה נתונים - פרופילים, תגיות חכמות, קישור עם פרויקטים, מוצרים מועדפים, אזורים בארץ.... ואוו המון המון נתונים, שיכולים לשמש אתכם לחיתוכים שונים לשם מיקוד, או לשם תנופת פעילות מחודשת.

אז איך אני שולף קבוצה של נתונים ומתחיל ממנה להתקדם?! ובכן כאן בדיוק נכנס מסך הסינונים המתקדם.

מסך הסינונים המתקדם הפעיל במחולל הדוחות ובדוח פרטי הלקוחות מאפשר לכם להגדיר בעבור כל דוח קבוצת סינונים מסוימת לשם שליפת ואחזור נתונים.

למשל אנו יכולים לבנות בעזרת המחולל דוח שמציג לנו פרטי מידע שונים מהכרטיס - כמו אופן הפניה, תאריך הוספת איש הקשר למערכת, הפרופילים שלו, לאיזה פרויקטים(קבוצות) הוא משויך, איזה בארץ וגם איזה תגית חכמה מוצמדת לו.

כאשר אנו נרצה לפלח נתונים בדוח לפי שדה אופן הפניה מסוים בלבד ופרופיל מסוים בלבד, אבל בין תאריכים מסוימים בהם הזנו את איש הקשר למערכת, נצטרך לפנות למסך הסינונים המתקדם.

מסך הסינון המתקדם מאפשר לכם לעשות מספר סינונים על הנתונים המוצגים לכם בדוח, לפי הגדרת סינון ראשי ראשוני (למשל מצא לי את כל מי שהוא גם א וגם ב וגם ג'; או מצא מי שהוא או א' או ב' או ג' או כל אחד מהם וכן הלאה), וכן מאפשר לכם להגדיר סינון משני על כל אחד מהשדות שתחפצו - למשל בעבור שדות מסוג תאריך נוכל לראות אפשרויות של גדול מתאריך מסוים, או קטן ממנו. בעבור שדות טקסטואלים נוכל לחפש ערכים מסוים לפי הפונקציה - מכיל, וכן הלאה והלאה פונקציות חיפוש המתאימות לתוכן השדה.

לשם הדוגמא נרצה לחפש את כל אנשי הקשר שנוספו החל מתאריך מסוים למערכת ואשר בנוסף יש להם אחד מהפרופילים : א, ב, או ג'.

לשם כך נבחר באפשרות הסינון המתקדם ונגדיר את הערך הראשי "וגם" בכדי שהמערכת תדע גם לחפש אנשים על פי תאריך הוספת למערכת וגם מכילים אחד משלושת הפרופילים.

לאחר שהגדרנו את ערך החיפוש הראשי וגם נוסיף קבוצת חיפוש חדשה (על ידי לחיצה על אייקון השורות והפלוס הכחול) ונגדיר בעבור את ערך החיפוש הראשי "או" ונוסיף 3 שורות חיפוש (באייקון השורות הירוק) בעבור פרופיל את הערך של כל אחד מהם נגדיר "מכיל" ונציב את הערך המתאים.

נוסיף עתה קבוצת חיפוש חדש ושוב נגדיר את הערך "וגם" ונבחר בשורות תאריך הוספה.

בעבור תאריך הוספה נזין את הערך הקטן ביותר ונגדיר באפשרויות גדול או שווה ל ונוכל גם להגדיר עד תאריך הוספה את התאריך הגדול ביותר שנרצה ובעבורו להגדיר את האפשרות קטן או שווה ל.

אם נרצה נוכל לשמור את הגדרות החיפוש הללו על ידי לחיצה על "שמירת סינון" כדי שערכי החיפוש שהזנו יהיו זמינים לנו בפעם הבאה שנכנס לדוח, ונוכל גם לבקש מהמערכת לסנן את ערכי החיפוש שביקשנו על ידי לחיצה על הכפתור "בצע סינון".

תוכלו לעיין כתמיד במדריך למשתמש לנושא זה